Perfekte Urlaubsübergabe 🌴 🌟

Dein Leitfaden für eine reibungslose Übergabe vor dem Urlaub (von Xing)!

Urlaubsübergaben sind die letzte Hürde vor der verdienten Auszeit. So gestaltest Du sie richtig.

🏖️ Hallelujah, es ist so weit: Der lang ersehnte Urlaub steht vor der Tür! Doch bevor Du Dich am Pool räkeln oder auf Bergspitzen schwingen kannst, wartet noch eine letzte Hürde auf Dich: die Urlaubsübergabe.

Damit Deine Kolleg·innen Dich nicht in Deiner heiligen Auszeit stören müssen und Dich auch nach Deiner Wiederkehr noch mögen, macht es nämlich durchaus Sinn, eine durchdachte Übergabe vorzubereiten.

Aber keine Sorge, mit diesem 10-Punkte-Plan steht Deinem Traumurlaub nichts mehr im Weg und Du kannst ganz entspannt den Rechner zuklappen.

1. Frühzeitig planen

Kommuniziere Deine Abwesenheit rechtzeitig und trage sie in Euren Team-Kalender ein. Und da dort nicht jede·r ständig reinguckt: Erinnere Deine Kolleg·innen mindestens eine Woche vor Deinem Urlaub daran, dass Du weg sein wirst (vor allem die, die Aufgaben von Dir übernehmen sollen).

2. Aufgaben verteilen

Verteile die Aufgaben, die während Deiner Abwesenheit bearbeitet werden müssen, nicht nur an eine Person – das führt zu Unmut und Stress. Wer was übernehmen soll, kannst Du in einem kurzen Meeting oder per E-Mail klären. Wichtig: Frage rechtzeitig vorher bei den Kolleg·innen an, ob sie übernehmen können, anstatt einfach eine Übergabe zu schicken. Schließlich kann es sein, dass die Person auch im Urlaub ist – oder bereits eine andere Vertretung übernommen hat.

3. Detaillierte To-do-Liste

Stell eine Liste mit allen anstehenden Aufgaben und Projekten zusammen. Dazu gehört:

• Was muss während Deiner Abwesenheit erledigt werden?
• Wer ist der Ansprechpartner für welche Aufgabe?
• Wo finden sich die nötigen Unterlagen und Informationen?

Diese Liste erleichtert Deinem Team das Leben erheblich und minimiert die Anzahl der Notfälle, bei denen Du im Urlaub kontaktiert wirst. Sie ist außerdem sehr nützlich, falls Deine offizielle Vertretung – zum Beispiel wegen Krankheit – ausfällt.

4. Klartext reden

Mach es Deiner Vertretung einfach: Beschreibe klar und präzise, was zu tun ist. Vermeide vage Anweisungen wie „Kümmere Dich um die Mails“. Stattdessen besser: „Checke bitte täglich die Mails im Projektordner und beantworte dringende Anfragen. Prio haben die Mails von xy.” Je genauer Du bist, desto weniger Missverständnisse gibt es.

5. Vertretungen einweisen

Nimm Dir die Zeit, Deine Vertretungen persönlich in ihre Aufgaben einzuweisen. Ein kurzes Gespräch ist oft effektiver als eine lange E-Mail. Besprecht gemeinsam die wichtigsten Punkte und klärt eventuelle Fragen direkt. Kompliziertere Aufgaben lassen sich übrigens gut in Voicenotes oder Videos mit Bildschirmaufnahmen erklären.

6. Kontaktdaten hinterlassen

Auch wenn niemand gerne im Urlaub gestört wird, kann es sinnvoll sein, für absolute Notfälle Deine Handynummer rauszurücken. Besprecht aber im Team vorab, was ein wirklicher „Notfall“ ist, damit Du nicht wegen Kleinigkeiten aus Deiner Ruhe gerissen wirst.

7. Automatische Abwesenheitsnotiz

Vergiss nicht, Deine Abwesenheitsnotiz in Deinem E-Mail-Programm und gegebenenfalls im internen Messenger-Dienst zu aktivieren. Darin sollten stehen:

• Dein Abwesenheitszeitraum
• Der Hinweis, dass Du nicht erreichbar bist und keine Mails liest
• Wer als Ansprechpartner fungiert und wie diese Person zu erreichen ist

8. Aufgeräumter Arbeitsplatz

Ein ordentlicher Schreibtisch und sortierte Unterlagen erleichtern Deinen Kollegen die Arbeit. Hinterlasse keine chaotischen Papierstapel und achte darauf, dass alle relevanten Dokumente leicht zu finden sind.

9. Vertrauen haben

Deine Kolleg·innen sind fähige Menschen – vertraue darauf, dass sie auch ohne Dich zurechtkommen. Vermeide Kontrollanrufe und den schnellen Blick in die Team-Chats.

10. Nach dem Urlaub

Sei Dir bewusst, dass nach dem Urlaub etwas Nachbereitung anstehen kann. Plane nach Deiner Rückkehr also einen Tag ohne viele Meetings ein, um Dich wieder in alle Projekte einzuarbeiten und offene Punkte zu klären.

Und jetzt heißt es: Abschalten und den Urlaub genießen!

for the design change July newsletter, focus group are leaders, i need an intro text. It should include some content on the theme which is time managment, increasing resililence by using strategies that allow both the mind and body to rest, of course July is a summer month and many are going on vacation. Adding an article in German:
Aber keine Sorge, mit diesem 10-Punkte-Plan steht Deinem Traumurlaub nichts mehr im Weg und Du kannst ganz entspannt den Rechner zuklappen.

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Karla Schlaepfer and the awesome 🚀 DesignChange team