Sie sollten den Abschluss und das Ende Ihres Innovation-Workshops oder Sprints nie aus den Augen verlieren. Beginnen Sie immer pünktlich!

Man braucht einen pünktlichen Anfang, ein pünktliches Ende und so viel Zeit wie nur möglich zwischen den beiden. (Frei nach Peter Ustinov)

Und was ist mit den Erwartungen der Teilnehmer und den Zielen? Vieles muss geklärt und klar definiert sein: Was wollen Sie bis zum Ende erreicht haben? Was sind die Sprint Fragen, Ihren konkreter „Plan und Purpose“? Ein Prototyp, eine Umfrage, ein Projektplan oder auch eine Liste weiterführender Ideen? Was es auch sein mag, das Ziel am Ende des Wegs sollte für alle Teilnehmer klar gesteckt sein. Denn dies gibt dem Team am Ende das Gefühl wirklich etwas erreicht zu haben, ein Gefühl von „ownership“. Nicht „schon wieder ein Workshop ohne nachhaltige Anbindung“.

Deswegen werfen Sie doch einen Blick auf die „Big 8“ meiner Erfahrung mit verschiedenen Workshops und Sprint Formate:

• Timeboxing
• Audio Signale
• Setting the Stage
• Warm-ups & Co.
• Kreativraum
• Energizer
• Rückblick und Feedback
• Design Thinking Coach

Timeboxing mit Scrum Uhr benutzen

Timeboxing bezieht sich auf das Setzen strenger Zeitgrenzen für das Fertigstellen einer Aktion oder Aktivität. Beispielsweise können Sie eine Besprechung für genau 30 Minuten ansetzen, um zu gewährleisten, dass die Besprechung ohne Ausnahme pünktlich beginnt und endet. Im Wesentlichen ist Timeboxing eine Einschränkung, die Teams dabei unterstützt, fokussiert und zielgerichtet zu bleiben. Aus eigener Erfahrung kann ich sagen, dass die Begrenzung der Bearbeitungszeit die Konzentration fördert.

Timeboxen können in verschiedenen Zeitskalen verwendet werden. Die “Pomodoro-Technik” organisiert die persönliche Arbeit am Schreibtisch in etwa 25-minütigen Zeitfenstern und ist sehr effektiv. In einer ganz anderen Domäne ist “Speed Dating” bekannt für seinen siebenminütigen Zeitrahmen. Je nach Anwendungsgebiet werden Zeitskalen von einem Tag bis zu mehreren Wochen oder Monaten im Sprint eingesetzt.

Die entscheidende Regel beim Timeboxing ist, dass die Arbeit gleichzeitig mit der Zeit endet und der Fortschritt daraufhin überprüft wird: Wurde das Ziel erreicht oder zumindest teilweise erreicht, für den Fall, dass es mehrere Aufgaben umfasste? Wieso konnte es noch nicht erreicht werden?

Audio Signale

Audiosignale können dabei unterstützen, das Ende einer Arbeitsphase – im wörtlichen Sinne - einzuläuten. Gongs, Glocken oder sogar ein Nebelhorn sind hierfür denkbar. Manchmal sind die Teilnehmer so vertieft, dass sie das dingen der Scrum-Uhr oder selbst eine klare Ansage der Workshopleitung gar nicht wahrnehmen. Abgesehen davon hat so ein Gong auch etwas sehr Atmosphärisches.

Setting the Stage

Die ersten Momente sind elementar für einen erfolgreichen Workshop. Musik kann die Atmosphäre auflockern und einen positiven Grundton legen. Die Teilnehmer sollten sich willkommen fühlen und bereit sein, sich auf neue Themen einzulassen. Sie könnten beispielsweise ihre Namensschilder selber erstellen und sich anschließend gegenseitig vorstellen. Planen Sie genug Zeit ein für die Vorstellung und die Besprechung der Agenda, wobei Sie auch unbedingt auf selbst definierte Spielregeln eingehen sollten. Diese Regeln helfen und unterstützen Teilnehmer bei einer erfolgreichen und effektiven Workshopteilnahme.

4 Warm Ups und Co.

Mit Spielen, Energizern oder anderen auflockernden Aktivitäten lernen die Teilnehmer sich kennen und die Atmosphäre wird positiv gestaltet. Nutzen Sie diese ganz gezielt. Eine interne Verschwiegenheitserklärung, also dass das Erlebte nicht weitererzählt wird, hilft vielen sich wohler zu fühlen und sich zu öffnen. Mitarbeiter müssen davon ausgehen können, dass niemand im Team andere Kollegen in Verlegenheit bringt oder bestraft, wenn sie einen Fehler gemacht haben oder sich etwas wagen. Warm-up Spiele können inspirierend wirkend und bringen uns bei, Neues spielerisch ohne großes Risiko auszuprobieren. In Design Thinking Sprints und Workshops nutzen wir Aufwärmspiele, um die Design Thinking Maximen erlebbar und real zu machen, wie zum Beispiel „Auf den Ideen anderer aufzubauen“ oder im Design Sprint 2.0 „note, stick and vote“.

Kreativraum und Material

Ein geeigneter Raum ist eine wichtige Voraussetzung für das Gelingen eines Vorhabens. Flexibles Denken und Offenheit für Kooperation im Team werden durch Mobiliar begünstigt, das sich schnell umstellen und bewegen lässt. Der Raum ist im DT nämlich ein Kreativinstrument. Dies manifestiert sich auch in einer neuen Raumgestaltung. Individuelles Brainstorming und kollektives Brainstorming im Team benötigen verschiedene Arten von Plätzen. Achten Sie auf das Wohlbefinden des Einzelnen, auf Licht, gesunde Snacks und auf frische Luft.

Ist Ihnen schon mal aufgefallen: Je mehr Zeit Sie für ein Projekt haben, umso länger dauert dessen Fertigstellung? Das ist das Parkinsons Gesetz. Auf dieser Seite steht dass „die Arbeit sich ausdehnt, um den verfügbaren zeitlichen Rahmen zu füllen“. Noch ein Grund mehr, Timeboxing zu implementieren. Manche Leute fühlen sich durch die kurzen Zeit-Entitäten gestresst, aber letztendlich sprechen die Resultate für sich und die Teilnehmer bleiben fokussiert und das ganze ist viel effizienter.

Benutze Energizer

Vor allem nachmittags, wenn selbst bei den motiviertesten Teilnehmern das Energieniveau sinkt und die Müdigkeit steigt, stellen Energizer oft ein rettendes Mittel dar. Probieren Sie einen aktiven Energizer oder ein Improvisationsspiel aus! Mit letzterem können leicht spielerische Impulse gesetzt werden, die motivieren und aktivieren. Ich persönlich nutze Improvisationsspiele sehr gerne. Zudem gibt es zahlreiche simple und nicht erklär-intensive Beispiele, wie das Improv Spiel „Ich bin ein Baum“, (siehe das e-Buch „Design Thinking? Frag mich was? für mehr Beispiele und Anleitungen) die auch kein zusätzliches Zubehör benötigen. Diese Art von Spiel fördert das Lachen miteinander und generiert kreative Energie. Gerade die Kombination aus Körperbewegung, Intuition und Humor erzeugt einen wunderbaren Energiefluss und regt die Teilnehmer positiv an.

Schließe immer mit einem Rückblick und einer Feedbackrunde ab

Im finalen Schritt kommt der Abschluss immer näher und mit ihm zukunftsweisende Entscheidungen, Aktionen und Folgehandlungen. Der Schlüsselbegriff für diesen Abschnitt ist Konvergenz. Jetzt ist der Zeitpunkt gekommen, um das Geschaffene zu bewerten und gemeinsam zurück zu schauen. Denk- und Verhaltensmuster lassen sich nur im Rückblick erkennen – ebenso wie Alternativen und neue Möglichkeiten. Feedback durch andere ist ebenso elementar wichtig. Diese abschließende Phase bietet den Teilnehmern den Rahmen, Glücksmomente und auch Schmerzmomente zum Ausdruck zu bringen. Als Moderator haben Sie die Rolle inne, die Wahrnehmungen der Gruppe und der Individuen zu hören, und zusammen zu fassen, was gut gelaufen und was nicht gut gelaufen ist sowie welche Bedürfnisse nicht angesprochen wurden. An dieser Stelle müssen auch Entscheidungen darüber getroffen werden, wie man sich nach vorne bewegt (zum Beispiel mit einer Business Geschäftsmodell-Leinwand oder einem Aktionsplan).

Was machen Sprint Coaches eigentlich? Was machen agile Design Thinking Coaches?

Design Thinking T-Coaches sind speziell ausgebildet und haben durch ihre praktische Projekterfahrung und Intuition situativ die passende Methodik oder Aktivierung parat. Zu ihrer Arbeit gehören die methodische Vorstrukturierung der einzelnen Arbeitsphasen, die Auswahl der passenden Tools und deren Moderation. Dabei muss der Coaching-Stil auf Team, Thema und Format angepasst werden. Auch das richtige Gespür für eine ausgewogene Balance zwischen der Selbst-Organisation der Teilnehmenden und dem moderierten Inhalt ist enorm wichtig. Da heißt es: Gestalten und aufpassen, dass alle im Team zum Zug kommen und am Ende jeder DT-Phase Ergebnisse vorliegen. Hierzu gehört zum Beispiel:

• Den zeitlichen Rahmen in Überblick behalten
• Entscheidende Impulse setzten, um die Bedeutung des DT Prozesses/Mindsets zu verdeutlichen
• Teamentscheidungen herbeiführen, ohne sie zu treffen
• Themenbezogene Diskussion und Reflektion fördern
• Methoden, Aktivitäten und Werkzeuge vorschlagen
• Spielerische Impulse setzen, die motivieren und aktivieren
• Provokante Denkanstöße geben, auch zu hinterfragen
• Spannungen und mögliche Konflikte thematisieren

Für einen Design Thinking Coach ist es entscheidend, dass er die grundlegenden Prinzipien, agiles Mindset sowie Denk- und Arbeitsweisen von Design Thinking vorlebt. Zum Beispiel, indem er die positive Zuversicht in die kreative Selbstwirksamkeit jedes Einzelnen durch eine respektvolle Haltung stärkt. Er nimmt die Leute so, wie sie sind, um dann ihre Stärken zu fördern. Denn deren Vertrauen zu gewinnen ist grundlegend. Schnelles Umdenken, relevante Fragen stellen und auch eine gewisse Gelassenheit und Spaß zu kultivieren, gehören auf jeden Fall zu den Aufgaben des Coaches. Design Thinking Coaches agieren wertschätzend und begegnen anderen und sich selbst gegenüber mit Respekt und einer optimistischen Grundhaltung. Sie, als Gastgeber oder Entwickler, geben den Rahmen, den Rhythmus und die Vitalität vor.

Lesen Sie mehr im „Design Thinking? Frag mich was!“

Karla Schlaepfer agile Innovation mit Design Sprints und Design Thinking