von Tobias Koch und Anders Lehr

Also, wat is en OpenDigiLab?

Digitalisierung bedeutet für die Angehörigen der Hochschulen nicht nur die Nutzung neuer technischer Plattformen und Werkzeuge. Die Digitalisierung verändert die Abläufe und die Zusammenarbeit am Arbeitsplatz in seiner Gesamtheit - organisatorisch und kulturell - und erfordert deshalb neue Kompetenzen und ein verändertes Mindset bei Lehrenden und Mitarbeiter*innen.

Seit 2017 haben wir (Dr. Anders Lehr und Tobias Koch) am Multimediazentrum (MMZ) der Heinrich-Heine-Universität (HHU) mit dem EduLab und dem OpenDigiLab zwei Lernformate entwickelt, in denen neue (analog-digitale) Kompetenzen erlernt, vermittelt und experimentell/praktisch angewandt werden.

Zunächst richteten wir mit geringen finanziellen Mitteln einen (weitestgehend analogen) creative space ein, der einen offenen und kollaborativen Austausch von kleinen Lerngruppen ermöglicht. Ausgestattet haben wir ihn mit den notwendigen Moderations- und Arbeitsmaterialien.

Auf der fachlich-methodischen Ebene überlegten wir, welche Ansätze und Werkzeuge uns helfen könnten, den Digitalen Wandel zu meistern. Schnell kamen wir zum Entschluss, uns mit Design Thinking zu befassen. Diesen Ansatz wollten wir  in einer „offenen Lerngruppe” durch „Inspect and Adapt” an potentiellen digitalen Produkten und Services auf dem Campus testen.

Agiles Mindset trifft Digitalisierungsstrategie

Vor allem in der Softwareentwicklung kommen in den letzten Jahren vermehrt agile (Entwicklungs-)Methoden zum Einsatz. Sie helfen uns, menschenzentrierte Produkte und Services zu entwickeln. Wir hatten bereits mit SCRUM und User Experience Design eigene praktische Erfahrung gesammelt und wollten nun erproben, ob sich mit diesen agilen Methoden auch Digitalisierungsprojekte an der HHU nachhaltiger und vor allem partizipativer gestalten lassen. Hilfreich erschienen uns auch die im „Agilen Manifest” von 2001 genannten Werte, die wir für unser Arbeitsumfeld adaptierten.

• Wir wollen Individuen in ihrer (digitalen) Kompetenzentwicklung und in ihren Interaktionen fördern.
• Wir wollen funktionierende sozio-technische Systeme im Rahmen der Digitalisierung aufbauen.
• Wir wollen die Zusammenarbeit zwischen den Akteuren auf dem Campus und allen weiteren Stakeholdern auf kreative Weise vertiefen.
• Wir wollen die persönliche und organisationale Fähigkeit zur Veränderung entwickeln.

Immer wieder versuchten wir zu ergründen: „Warum machen wir Digitalisierung an der Heinrich-Heine-Universität? Welchem Zweck dient die Digitalisierung und was wollen wir damit erreichen?” Die Antworten sind vielfältig, doch bleiben sie häufig auf der theoretischen Ebene. So wurde die Idee geboren, einen geeigneten „Experimentierraum” zu schaffen, Menschen einzuladen, dort Abteilungsgrenzen aufzulösen, informellen Austausch anzuregen, gemeinsam Methoden zu erproben, kreative Ideen für Digitalisierungsprojekte zu entwerfen und an einer „agilen Hochschulkultur” mitzuwirken. Diesen Weg haben wir mit dem OpenDigiLab begonnen.

Ein Tag im Design Thinking Modus

Wer schon einige Zeit auf dem Campus der HHU verbracht hat, der kennt die aktuelle  myHHU-App (siehe Bild unten). Über den App-Store hat man sich diese Anwendung schnell heruntergeladen und ist nach ca. 10 Sekunden ziemlich enttäuscht vom Nutzen, der Aktualität und dem Design dieser digitalen Hochschulanwendung. Wie können wir die Campus-App attraktiver gestalten und Mehrwerte für Angehörige der Universität schaffen? Diesem Thema wollten wir uns in einem Design Thinking Workshop widmen.

Über das Agil Cologne Netzwerk wurde uns Karla Schlaepfer empfohlen. Sie ist zertifizierte Design Thinking Trainerin und Systemischer Coach/Change Managerin. Sie könne uns auf unserem Weg mit Design Thinking unterstützen. 

Karla Schlaepfer ist Ko-Autorin des Buches „Das dynamische Unternehmen” und „Wie Wertewandel, Innovation und Digitalisierung zum Erfolg führen„ und Autorin des Buches „Design Thinking? Frag mich was!„. Sie blickt auf eine lange Trainingshistorie in zahlreichen Unternehmen und Organisationen zurück. Genau diese Expertise suchten wir für einen unserer OpenDigiLab-Workshops!

Wir möchten hier kurz skizzieren, wie wir im Rahmen des Workshops Design Thinking Methoden praxisnah auf unserem Campus erprobt haben. 

Der Tagesablauf im 6-stufigen Design Thinking Prozess:

In der ersten Phase überlegten wir, wer unsere Zielgruppe ist, was ihre Erwartungen sind. Wir versuchten, uns in sie hineinzuversetzen und einen Perspektivwechsel vorzunehmen.

Ein sehr hilfreiche Methode ist der „Persona-Ansatz„.

Die Methode hilft dem Team, Empathie für die Zielgruppe des Produktes zu entwickeln und wir erhalten Fragestellungen/Hypothesen, die wir später auf dem Campus testen und überprüfen können.

Noch vor der Mittagspause ging es los.

In zwei Teams sind wir mit einem vorbereiteten Fragen über den Campus gelaufen und haben Kolleg*innen, Hochschulmitarbeiter*innen und Studierende interviewt.

Wir haben sie zu ihren Tätigkeiten bzw. zum Studium befragt. Ob sie die myHHU-App schon nutzen. Oder welche Funktion sie in einer Campus-App erwarten würden. 

Dabei lernten wir mit spannenden, oft auch unerwartetem Feedback umzugehen. „Ich brauche mein Handy eigentlich eher zum Telefonieren und SMS senden, alle anderen Informationen, wie die Mensa-Speisepläne hole ich mir am PC.”

Diese Eindrücke mussten erst einmal während der Mittagspause verarbeitet werden. Es führte zu der ersten Erkenntnis, dass die eigenen Vorstellungen häufig weit entfernt von denen der Zielgruppe sind.

Die Syntheseder eigenen Vorstellungen mit dem Feedback der Nutzer*innen führte über mehrere Schritte, bei denen wir uns methodisch auf „User Stories”, „Point of View” und „Jobs to be done” aus der großen Design Thinking Methodenkiste bedienten.  

Am frühen Nachmittag war es endlich soweit: 

Wir hatten nun bessere Ideen und Funktionalitäten für die Campus-App entwickelt und begannen nun mit dem „Paper Prototyping”

Einen Prototyp, so war das Tagesziel, wollten wir in einer zweiten Nutzer*innen-Befragung testen lassen. In einem iterativen Prozess Schritt für Schritt das Produkt an die Bedürfnisse der Nutzer*innen anpassen. Ideen entwickeln, konkretisieren, testen und verbessern.

Es folgte die zweite Interviewphase mit potentiellen Nutzer*innen.

Der Fokus liegt auf den Testkandidat*innen: 20 Prozent Reden / 80 Prozent Zuhören. Wie würden unsere Papier-Prototypen zu neuen Funktionalitäten in einer Campus-App wohl ankommen?

Hier zeigen sich die Stärken von Design Thinking. Nutzer*innen werden schon früh durch (Usability-)Tests in die kreativen Prozess einbezogen.

Wir bekamen wunderbare neue Impulse zu unserem Produkt.

Der Workshoptag mit Karla ist wie im Flug vergangen.

Wir haben als Gruppe schnell zusammengefunden und gemeinsam innovative Ideen für die Campus-App der HHU entworfen. 

Die Erfahrung der Zusammenarbeit im OpenDigiLab hat uns gezeigt, wie wichtig Vielfalt im Digitalen Wandel ist. Denn egal ob Du noch studierst, in der Verwaltung arbeitest, Campus-Software betreust, Dich mit E-Learning beschäftigst; ob Du in einem Fachbereich unterrichtest, deine Master-Thesis schreibst, oder in anderen Bereichen an der Universität tätig bist - es ist sogar egal ob du aus Düsseldorf oder Köln kommst - unsere vielfältigen unterschiedlichen Hintergründe und Eigenschaften machen uns im Team kreativer und fördern innovative Lösungsansätze! 

Und Design Thinking lässt uns das erfahren und nutzen.

Lessons Learned

In den letzten OpenDigiLab-Workshops haben wir festgestellt, dass ein persönliches Wachstum nur dann erfolgen kann, wenn wir uns dafür geeignete „Lernräume” schaffen. Hier fällt das Erproben und Lernen von neuen Fähigkeiten leichter, ohne den Projekt-, Lehr-, Lern- oder Arbeitsdruck des operativen Geschäfts der Hochschule zu spüren.  

Dadurch wächst neben der neuen Methodenkompetenz, auch die „Selbstwirksamkeit” und das eigene „Selbstvertrauen”. Daraus schöpfen wir neuen Mut, Motivation und Empathie für Menschen, mit denen wir gemeinsam auf eine „Digitalisierungsreise” gehen wollen. 

Im nächsten Schritt möchten wir mit dem OpenDigiLab auch über den „Campus-Tellerand” schauen und unsere Gedanken, Werte und Kompetenzen mit anderen Hochschulen teilen. Seien Sie gespannt auf weitere Berichte aus dem OpenDigiLab! Wer uns hierbei begleiten möchte, ist uns stets willkommen!